Outils collaboratifs, pour renouveler les pratiques associatives ?

Wiki, newsgroup, groupeware, agenda partagé… Autant de termes, au nom parfois barbare, qui peuvent pourtant être des moyens efficaces au service du développement et de l’animation de l’association. Au-delà du seul attrait des nouvelles technologies, ces outils collaboratifs, conçus pour l’animation de réseaux, peuvent s’avérer fort utiles pour mobiliser ses bénévoles, organiser ses activités, susciter le nécessaire débat démocratique ou simplement échanger sur ce que font les uns et les autres.

Des outils collaboratifs au service d’un projet collectif

Les associations n’ont certes pas attendu l’Internet et les technologies de l’information et de la communication pour développer des projets collectifs et animer des réseaux. Mais force est de constater que les outils collaboratifs (ou de coopération) développés autour de l’Internet regroupent un ensemble de fonctionnalités qui répondent parfaitement au fonctionnement associatif et à ses besoins. Ce n’est d’ailleurs pas un hasard s’ils partagent un vocabulaire commun : collectif, collaboratif, coopératif, en réseau, etc. Pour faire vivre un projet commun, les membres d’une association communiquent leurs idées (messagerie, listes de discussion…), échangent des informations (liens vers d’autres sites, partage de documents écrits, visuels, sonores…), suivent l'avancement d’un projet et se fixent des échéances pour le réaliser (agenda partagé), s’assignent des tâches aux uns et aux autres, en délèguent d’autres (gestionnaire collaboratif de projets), travaillent ensemble tout en restant suffisamment ouverts pour accueillir de nouveaux membres. Les nouvelles technologies présentent en outre cet avantage qu’elles permettent de s’affranchir des contraintes de temps et de lieu, ce qui peut s’avérer essentiel lorsque le réseau des membres est vaste et éparpillé.

S’affranchir des contraintes de temps et de lieu

L’outil aujourd’hui le plus couramment utilisé dans les associations est sans doute la liste de discussion (ou le newsgroup). Chaque échange y génère un message envoyé à tous les membres inscrits au préalable qui suivent ainsi chacune des interventions. À la Générale , association culturelle réunissant des collectifs d’artistes, la liste de diffusion a été ouverte quasiment en même temps que l’association. « Le lieu est tellement grand et nous sommes tellement nombreux que nous étions obligés d’en passer par là, explique Stéphanie Lefebvre, présidente de l’association. Nous vivons tous sur des temps très différents, avec des agendas qui ne se recoupent pas forcément. La liste est le plus sûr moyen de se faire entendre de tous ». Les discussions vont des questions très pratiques (« qui a la clé de telle pièce ? »), à des échanges d’informations qui intéressent la vie du projet : les appels à projets auxquels l’association peut répondre, les manifestations auxquelles elle peut participer… « C’est aussi le premier endroit où on lance des projets ». Un des membres veut créer un fonds documentaire ouvert à tous, un autre sait où récupérer gratuitement de nombreux ouvrages, un autre encore souhaite profiter de la dynamique pour y greffer un projet de maison d’édition dont les ouvrages pourront étoffer le catalogue du fonds documentaire, etc. « Quand le projet commence à gagner en épaisseur, nous convoquons une réunion pour échanger sur les modalités pratiques, mais aussi pour mettre à plat les divergences sur le projet ». C’est bien la limite des échanges virtuels : « Il est bien plus difficile de désamorcer un conflit par des échanges de mails qu’en face-à-face », conclut Stéphanie Lefebvre.

Une expression plus démocratique ?

La liste de discussion est organisée en différents « sujets ». Les membres répondent sur un sujet précis (l’ouverture d’un nouvel espace de création) ou envoient un message à toute la liste. Ils peuvent également ouvrir un nouveau sujet pour aborder un point précis de l’organisation, proposer un nouveau projet, etc. La liste de discussion ouvre donc un espace d’expression libre, même si l’inscription, obligatoire, est gérée par un administrateur. « Nos échanges ne sont pas publics, poursuit Stéphanie Lefebvre, la liste de discussion est bien un espace sécurisé pas une vitrine sur Internet. » Mais dans ce cadre fermé, les discussions peuvent être vigoureuses et s’affranchissent des hiérarchies : chacun y a droit au chapitre quel que soient son statut ou son implication dans le projet… Et il n’est plus besoin d’attendre la prochaine réunion pour exposer ses idées.

Organiser ses activités

Si la liste de discussion simplifie les échanges, d’autres outils s’avèrent plus pratiques pour gérer « collectivement » les chantiers de l'association : on parle d’organiseurs collaboratifs, de Groupeware
, de gestionnaires de tâches associés à des agendas, etc. Tous se présentent plus ou moins sous la forme d’un calendrier dans lequel il est possible d’assigner des tâches par jour, par membre ou par projet. Dès que la tâche est exécutée, il est possible de la barrer. Ce qui permet aux autres membres de savoir qui doit faire quoi et ce qui a été fait. C’est un outil très pratique pour gérer des permanences (quand l’association accueille du public notamment) ou pour impliquer chacun (qui s’investit sur quelle tâche, qui n’apparaît jamais dans l’organiseur, etc.).

Certains de ces logiciels proposent en outre des fonctions de blog ou de mails pour échanger sur des points précis, des flux RSS pour signaler les nouveaux contenus sur sa boîte email, des rappels d’échéance pour culpabiliser les retardataires… Tous permettent de partager des documents (textes, photos, vidéos). Ces logiciels sont de bons outils au service l’organisation des activités et offrent une grande lisibilité de l'avancement de chaque projet… pour peu qu’il n’y ait pas trop de personnes inscrites et que les données soient à jour.

Les limites de la dématérialisation

Si les outils collaboratifs facilitent le travail en commun, ils n’ont vraiment d’intérêt que si on s’en saisit… en commun. Si certains membres sont totalement réfractaires à l’Internet, mieux vaut revenir aux « vieilles » réunions et ne pas faire de ces outils les seules méthodes d’organisation des activités de l’association. De même, pour les prises de décision engageant l’association, sans parler des AG, une réunion « physique » est parfois plus appropriée. Il est également illusoire de croire que des outils, tout collaboratifs qu’ils sont, vont susciter la participation du plus grand nombre si l’association n’a plus de vie de projet depuis longtemps. Enfin, la dématérialisation à outrance n’est peut-être pas l’avenir de l’association. C’est oublier que les gens rejoignent aussi les associations pour créer du lien social qui passe encore beaucoup par les échanges physiques…

Pour aller plus loin

L’association Tela Botanica, le réseau Ecole et Nature et l'ADULLACT, ont développé le programme Outils-réseaux qui a pour but d’initier et d’accompagner les pratiques coopératives sur Internet.