Subventions de l’Etat : vers une simplification des procédures

L’élaboration du dossier commun de demande de subvention, au même titre que les conventions pluriannuelles ou la mise en place de procédures d’évaluation, s’inscrit dans le cadre du renouveau des relations entre l’Etat et le monde associatif, entériné par la signature de la charte du 1er juillet 2001.

Annoncé dans la circulaire Jospin du 1er décembre 2000, entré en vigueur le 29 novembre 2002, l’utilisation du dossier commun a été précisée par une circulaire du Premier ministre du 24 décembre 2002 qui revient également sur les relations entre les associations, l’État et les collectivités territoriales. Détail de ces dispositions.

Une mise à plat globale, fruit de la concertation

La sécurité du financement est une revendication ancienne des associations partenaires des collectivités territoriales et de l’État, soucieuses de pérenniser leurs projets. Elle est au cœur de la circulaire du Premier ministre du 24 décembre 2002
qui tente de systématiser le recours aux conventions pluriannuelles d’objectifs, de faciliter les démarches administratives des associations, notamment grâce à l’instauration d’un dossier unique de demande de financement et la mise en place de « correspondants associations » dans chaque administration. Cette nouvelle directive gouvernementale, issue d’une concertation entre les représentants de l’État, de la Commission pour les simplifications administratives (COSA) et du monde associatif (Conférence permanente des coordinations associatives et Conseil national de la vie associative),
sous l’égide de la Délégation interministérielle à l’économie sociale (DIES) et de la direction du Budget, ne change pas particulièrement la donne, mais tente de concrétiser certaines mesures.

Un dossier pour uniformiser et simplifier les procédures

Le dossier unique de demande de financement s’applique à tous les services de l’Etat et aux établissements publics placés sous sa tutelle. Les collectivités territoriales (mairies, conseils généraux, conseils régionaux) sont aussi incitées à l’utiliser, particulièrement quand elles subventionnent des actions cofinancées par l’Etat. Toutefois, les collectivités restent libres de ne pas choisir la simplification et de conserver leurs propres procédures.

Le dossier commun consacre aussi définitivement l’utilisation du plan comptable associatif : tous les documents comptables devront être présentés suivant cette norme, quels que soient les montants budgétaires en jeu. Cette nouvelle procédure devrait faciliter les démarches de toutes les associations à la recherche de financement public et mettre fin à leurs interrogations sur le contenu du dossier de demande de subvention et les documents à joindre en annexe. Un gain de temps indéniable pour les associations.

Quatre fiches

En quatre fiches, l’association est invitée à présenter les informations nécessaires aux administrations pour décider ou non de l’octroi d’une subvention.
La première fiche permet de présenter l’association (identification, « ressources humaines » salariées et bénévoles, instances et fonctionnement, objet social, activités habituelles, activités économiques, agréments divers, etc.). La deuxième détaille son budget prévisionnel. La troisième concerne la description des actions pour lesquelles l’association demande une subvention (un budget prévisionnel doit également être joint). Cette fiche n’est pas à compléter si la demande concerne le fonctionnement. Enfin, une attestation sur l’honneur du représentant légal de l’association ou du mandataire désigné pour signer cette demande constitue la quatrième fiche. Un numéro SIREN est demandé (disponible auprès de la direction régionale de l’INSEE dont les coordonnées sont accessibles sur www.insee.fr/fr/region/accueil/region.htm). La procédure est gratuite.

Les pièces à joindre

Pour une association demandant une subvention inférieure à 23 000 euros, la seule pièce à joindre en plus du dossier est une copie des statuts. En deçà de cette somme, l’association devra, en outre fournir les comptes approuvés par l’assemblée générale du dernier exercice et le rapport d’activité de l’année écoulée. En cas de demande de renouvellement, l’association devra compléter le dossier par le compte-rendu financier de la subvention déjà reçue, les derniers comptes annuels approuvés et le rapport d’activité. Sauf modifications statutaires ou de l’équipe dirigeantes, « aucun service de l’Etat ne peut exiger d’autres documents que ceux prévus dans ces dossiers administratifs ».

Les autres mesures

La circulaire du Premier ministre fait aussi le point sur les procédures de traitement administratif des subventions. Elle consacre la volonté de construire des relations pérennes avec les associations. C’est ainsi que le dossier unique doit être considéré comme la pièce qui servira de fil conducteur dans la relation entre le service de l’Etat et l’association. Il ne sera donc plus nécessaire de fournir les mêmes pièces d’une année à l’autre. En outre, ce dossier servira à répondre aux exigences de la loi du 12 avril 2000 en matière d’accès des citoyens aux informations concernant les subventions versées aux collectivités territoriales (lien vers la loi : http://www.legifrance.gouv.fr/texteconsolide/PPEDQ.htm).
La circulaire rappelle aussi la préférence qui doit être accordée aux conventions pluriannuelles afin d’inscrire les relations entre les associations et les services de l’Etat dans la durée. À cette occasion, elle a confirmé la facilité pour l’association bénéficiaire de demander une avance sur subvention de 50% du total qui doit lui être accordée et versée avant le 31 mars de l’année concernée. Si l’administration refuse cette avance, elle doit motiver ce refus. Ce peut être le cas si l’association dispose de fonds propres importants qui la mettent à l’abri de problèmes de trésorerie.

Enfin, la circulaire rappelle l’obligation d’évaluation des actions (à distinguer des contrôles), et qui doit être menée selon sur la procédure élaborée par la Délégation interministérielle à l’économie sociale et disponible sur le site www.vie-associative.gouv.fr.

Prendre modèle sur ce dossier pour présenter les demandes de subvention aux partenaires locaux de l’association, exige sans doute quelques précisions. Une page supplémentaire présentant l’histoire de l’association, ses actions et développant les raisons de leur mise en place ne sera pas superflue. Il s’agit néanmoins de salutaires mesures de simplifications, permettant à terme aux associations, en particulier aux petites, de consacrer plus de temps à la réalisation des actions qu’au montage des dossiers administratifs et comptables. Il faudra néanmoins qu’elles adhèrent à une logique d’évaluation qui n’est pas toujours encore parfaitement entrée dans les mœurs associatives.

Vous pouvez télécharger le dossier sur le site www.cerfa.gouv.fr
http://www.cerfa.gouv.fr/servform/vigueur/formul/12156v01.pdf