La newsletter, outil de communication associatif

Notre sondage express réalisé en octobre/novembre 2002 auprès de 110 votants montre que vous êtes :

• 45 % à ne produire aucune lettre d'information, qu'elle soit électronique ou papier,
  

• 30% à publier une newsletter électronique,
  

• 25% à éditer une lettre d'information sur papier.

Alors, vous vous interrogez peut-être sur l'opportunité de créer votre propre newsletter ou de la faire passer du papier à l'écran ? Quel travail cela représente-t-il ? Quels outils utiliser ? Pour dire quoi ? D'autres ne le font-ils pas déjà ?
Pour tenter de répondre à ces questions, voici des extraits de la fiche 4.6 "Editer une lettre d'information" du guide "Associations et Internet" disponible en ligne sur http://www.educ-pop.org/25.

C'est pas cher, et ça peut rapporter du travail

Faire connaître à un large public l'action de l'association, donner la parole à ses animateurs et partenaires, informer de l'actualité concernant ses centres d'intérêt, etc. une lettre d'information a sa raison d'être et sa conception régulière peut, en elle-même, être une des activités de l'association. Faites un inventaire des newsletters qui existent déjà dans votre secteur d'activité, sans vous obstiner à en créer une 1001ème sur un thème déjà bien couvert. Sachez aussi qu'une lettre hebdomadaire sur "moi, mon association et mon quotidien" n'attirera pas beaucoup d'abonnés, et qu'un vrai travail de recherche et de traitement de l'info fait la qualité principale d'une newsletter. Profitez-en aussi pour renvoyer, pour plus de détails, vers les pages de votre site. Autre grande qualité d'une newsletter la régularité. Il faut prévoir des moyens humains sinon financiers (par ex. pigistes rémunérés) pour collecter, mettre en page (sous word ou X-press) et mettre en ligne périodiquement l'information. Quant à sa diffusion, celle-ci peut être artisanale à l'aide de votre logiciel de messagerie (jusqu'à une centaine d'abonnés), ou automatisée par le biais d'un service gratuit (voir par exemple www.arobase.org/listes/automats.htm, www.listavenue.com,
www.majordomo.com). Un point qui fera plaisir à votre trésorier cette lettre ne coûte que le temps qu'il faut pour l'écrire ; pas d'imprimeur, et surtout, pas de routeur pour la diffusion. En outre, rien ne se perd chaque erreur d'adresse vous est immédiatement signalée.

Exemple d'étapes pour créer et diffuser une newsletter associative en format PDF

• la rédaction se fait d'abord sous Word, sous forme d'articles composés d'un titre court, d'un texte synthétique et d'un renvoi vers un contact (nom, téléphone... et surtout adresse Internet). Les articles sont regroupés par thèmes ; tous les liens Internet sont vérifiés en cliquant dessus ;
  


• après relectures, on recherche des illustrations dans une bibliothèque d'images ou sur Internet, à partir des adresses URL qui concluent les articles ;
  


• la mise en page est réalisée sous X-Press. Les textes sont importés par copier-coller. On essaie de respecter les règles suivantes : aucun article ne doit être coupé d'une page sur l'autre ; pas plus de deux images par page ; on essaie de conserver une identité de taille d'article ;
  


• on réalise une sortie en format PDF-Acrobat pour relecture et validation du fond et de la forme (le fichier PDF ne doit dépasser 500 Ko ; le format PDF
  • Portable Document Format - d'Adobe utilise le logiciel Acrobat reader, un standard téléchargeable gratuitement) ; les éventuelles corrections sont reportées sur le document X-Press ;
    
  
  
  • dernières vérifications sous Xpress : vérifier qu'aucun article n'est périmé (avec le retard pris par la mise ne page et les relectures), que l'"ours" n'oublie personne ;
    
  
  
  • on effectue la convertion définitive en PDF ; vérifier que la mise en forme n'a pas été modifiée (polices, fins de page et images) ; veiller à "détourer" (supprimer les marges inutiles) ; "activer" les URL ; réaliser le sommaire interactif ;
    
  
  
  • rédiger le texte d'accompagnement qui fera le corps du mail, en signalant en fin de celui-ci "si vous ne disposez pas du standard Acrobat reader, téléchargez-le gratuitement sur www.adobe.fr/products/acrobat/readstep.html" ;
    
  
  
  • pour ne pas saturer votre ordinateur ou votre réseau, envoyez le mailing après les heures de bureau ou carrément la nuit ;
    
  
  
  • ne vous inquiétez pas des retours pour mauvaise adresse, supprimez-les de la liste des abonnés et interrogez-vous sur leur nouvelle adresse.
  
  

Etre belle pour être lue

Avec le temps, on observe parfois un effet de lassitude chez les lecteurs. Pour que votre lettre d'information soit lue longtemps et par le plus grand nombre, prenez les moyens d'en faire un objet simple mais beau, et bien pensé au niveau confort de lecture (on a toujours plaisir à retrouver différentes rubriques).

Exemples de newsletters associatives, institutionnelles, ou pouvant intéresser les associations

Se faire connaître

Pour faire connaître l'existence de sa lettre et recueillir des abonnés, différents moyens sont permis :

• en parler oralement et dans différents documents de l'association,


• créer sur la page d'accueil du site un formulaire d'abonnement cliquable, qui peut éventuellement recueillir aussi quelques informations sur l'abonné qui sont utiles à l'association son lieu d'habitation, ses domaines de compétences et centres d'intérêt, etc. (se reporter à www.cnil.fr pour les questions juridiques concernant le recueil d'informations et les fichiers de personnes),


• faire référencer sa lettre sur des annuaires de listes comme www.francopholistes.com.


• Vous pouvez y abonner d'office vos membres, mais pas spammer à qui bon vous semble.